Ochrana dat

Jako společnost, která shromažďuje osobní údaje, budete mít svou vlastní stránku, která bude informovat Vaše zákazníky o zásadách ochrany osobních údajů Vaší společnosti. Neboť podle GDPR byste měli informovat zákazníky, že souhlas se zpracováním osobních údajů je nezbytný pro plnění smlouvy nebo pro provedení předsmluvních opatření. Pověřený zaměstnanec by měl informovat zákazníka, že vynaloží nezbytnou pěči při zacházení s těmito daty a bude je chránit při jejich zpracování.

URL Vaší webové stránky na Ochranu dat

V CARATu můžete pohodlně zpřístupnit Vašim zákazníkům jejich webové stránky na Ochranu dat prostřednictvím obchodních dokumentů.

• To je možné provést nastavením URL adresy Vaší webové stránky na Ochranu dat v Nastavení systému na stránce Uživatelská data. URL je potřeba k vložení adresy Vaší webové stránky Ochrany dat do textu poznámky a dodatečně ke generování QR-kódu v CARATu.

Aktivní upozornění na Vaši ochranu dat.

• V případě nastavení Ochrany dat jsme pro Vás vytvořili Standardní text, který se zobrazí, pokud je tato možnost aktivní, na konci každého obchodního dokumentu. Text obsahuje proměnnou, která bude při tisku nahrazena URL stránkou na ochranu dat, kterou jste uložili do systému nastavení.
• Dodatečně vytiskneme také URL Vaší stránky na ochranu dat jako QR-kód, aby si zákazník mohl prohlížet upozornění o ochraně dat na svém smarthphonu.

Shromažďování osobních údajů

• Jakmile si prostřednictvím Správy uživatelů založíte novou adresu a budete chtít shromažďovat osobní údaje, zobrazí se dialog Pojmem dialog nebo dialogové okno (zkráceně okno) označujeme speciální okno v softwarových aplikacích (programech). Dialogové okno bývá aplikací zobrazováno v nejrůznějších situacích, aby si vyžádala od uživatele nejrůznější údaje nebo potvrzení. s upozorněním, abyste své zákazníky informovali právě teď o pravidlech osobní ochrany dat. Kliknete na souhlasím a založíte novou adresu zákazníka. Ve vyjímečných případech, kdy Váš zákazník odmítne souhlas se shromažďováním jeho osobních údajů, kliknete na zrušit a ukončíte shromažďování dat.

• CARAT ukládá informace ke schválení pro každou nově vytvořenou adresu. Tyto informace lze zobrazit pomocí jakékoliv funkce exportu CARAT. V případě potřeby můžete určit, které adresy byly zadány pomocí aktivního Nastavení ochrany dat.

V oblasti Nastavení zasílání reklamy máte pro obchodní dokumenty, které zasíláte Vašim zákazníkům, možnost zobrazit upozornění na ochranu dat. Takto můžete Vašemu zákazníkovo potvrdit, že buď existuje souhlas s použitím jeho osobních údajů pro Vaše reklamní účely, nebo že z důvodu chybějícího souhlasu nebudou jeho osobní údaje pro reklamní účely použity.

Normálně si souhlas Vašich zákazníků s použitím jejich osobních údajů pro Vaše reklamní účely vyžádáte pomocí zvláštního formuláře, protože tento souhlas musí být udělen písemnou formou. Abyste však v programu CARAT mohli používat údaje z adres bez toho, že byste porušili zákon, máte možnost zadat pro každou adresu příslušné označení. Pomocí tohoto označení je zajištěno, že je možno vyfiltrovat pouze ty adresy (například pro sériové dopisy), pro které je povolení zákazníka ohledně použití jeho osobních dat pro reklamní účely k dispozici.

Aby bylo Vašim zákazníkům upozornění na ochranu dat v každém případě zobrazováno, a to nezávisle na tom, jestli byla ve Vašich datech zákazníka příslušná volba pro použití osobních dat zadána nebo ne, je nastavení Zásadně používat nastavení pro zasálání reklamy standardně nastaveno jako aktivní. Protože je pravděpodobné, že zpočátku v programu CARAT toto označení u všech adres chybí, je toto programem CARAT interpretováno jako chybějící souhlas. Proto pak bude na konci libovolného obchodního dokumentu automaticky zobrazeno zadané Upozornění na odmítnutí reklamy.