Otevření exportního souboru

Normálně se úpravy dat jednotlivých artiklů provádí vždy v programu CARAT pomocí dialogu Data artiklu příslušné verze katalogu Z důvodu změn v průběhu kalendářního roku se může stát, že může existovat více po sobě následujících variant jednoho katalogu. Ty se označují jako verze katalogu.. To ale má smysl pouze tehdy, pokud se jedná o malé změny několika málo artiklů. Jakmile by se však měla provádět změna pro větší skupinu artiklů, byl by tento postup příliš namáhavý. Pomocí funkce Export artiklů však máte možnost velkou část dat artiklů exportovat do CSV CSV soubor je textový soubor pro ukládání nebo výměnu strukturovaných dat. Zkratka CSV přitom znamená Comma Separated Values, protože jednotlivé hodnoty jsou odděleny speiálním oddělovacím znakem, například čárkou nebo středníkem. souboru a pak je pomocí externích programů editovat efektivně a s úsporou času. Tabulkové kalkulátory, jako například Microsoft Excel nebo OpenOffice Calc Vám k tomu to účelu nabízejí velmi dobré možností.

Použitím vzorců nebo automatického vyplňování polí v tabulce, můžete jednou operací snadno a rychle upravit libovolný počet položek.

Celému rozsahu funkcí jednotlivých programů se v rámci této nápovědy přirozeně nemůžeme blíže věnovat. Použijte k tomu prosím příslušnou dokumentaci k Vašemu tabulkovému kalkulátoru nebo odpovídající informační internetové stránky. V následujícím textu bychom Vám však přesto chtěli dát několik základních informací.

Microsoft Excel

Microsoft® Excel je snad nejznámější, a protože patří do rodiny Microsoft Office, také světově nejrozšířenější tabulkový kalkulátor. Pokud používáte některou z nejrozmanitějších instalací Office, máte zpravidla možnost používat také program Excel. Pokud používáte Microsoft Excel, měli byste při exportu artiklů z programu CARAT použít formát dat, který je podporován Vaší verzí Excelu (*.xls nebo *.xlsx), abyste mohli soubor otevřít bez toho, že by se jeho obsah nechtěně změnil.

OpenOffice Calc

OpenOffice je první rozsáhlý balík kancelářských programů, který byl nabízen bez licenčních poplatků, ale se zveřejněným zdrojovým kódem. Mnoho miliónů spokojených uživatelů po celém světě používá OpenOffice ve více než 30 jazycích a na nejdůležitějších operačních systémech. Stejně jako Microsoft Office se také OpenOffice skládá z více jednotlivých programových komponent. Tabulkový kalkulátor se v OpenOffice jmenuje Calc. Rozsah funkcí a způsob obsluhy vychází velmi silně z programu Excel. Také pro OpenOffice bychom Vám vždy doporučovali používat při exportu artikl§ z programu CARAT formáty (*.xls nebo *.xlsx), které podporuje také OpenOffice. To vám umožní vyhnout se při otevírání souboru neúmyslným změnám jeho obsahu.

Speciální případ CSV

Pokud jste při exportu artiklů vytvořili soubor ve formátu CSV, nebo jste ho obdrželi od svého dodavatele, neměli byste ho, pokud možno, otevírat poklepáním na ikonu souboru. Protože pokud máte nainstalován tabulkový kalkulátor, jako je například Excel nebo Calc, bude počítač zkoušet otevřít tento soubor příslušným programem. Přitom se bude příslušný program pokoušet data interpretovat, co může způsobit, že jednotlivé hodnoty budou změněny. Většinou budou z čísel artiklů odstraněny úvodní nuly, nebo separátory datových polí nebudou správně zpracovány, což bude mít za následek, že import souboru do CARAT již nemůže proběhnout bezchybně.