Datenschutz
Über die Seite Datenschutz können Sie zwei Optionen Das Wort Option (v. lat.: optio = freier Wille) bezeichnet in der Informatik eine Auswahlmöglichkeit. In unserem Fall handelt es sich dabei immer um die runden Auswahlfelder. verwalten, die Ihnen dabei helfen sollen, die Anforderungen des Datenschutz umzusetzen. Sofern Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden erfassen und weiterverarbeiten sind Sie angehalten, Ihren Kunden über Sinn und Zweck der Datenerhebung zu Informieren. Dazu dient die Option Datenschutz. Zusätzlich wird auf dieser Seite aber auch die Option zur Werbezusendung verwaltet. Beide Optionen sind im Standard immer aktiviert.
Datenschutz
Als Unternehmen, welches personenbezogene Daten erfasst, werden Sie in aller Regel bereits eine eigene Webseite haben, über die sich Ihre Kunden über die in Ihrem Unternehmen geltenden Datenschutzregeln informieren kann. Denn gemäß DSGVO Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die meisten Datenverarbeiter, sowohl private wie öffentliche, EU-weit vereinheitlicht werden. sollten Sie Ihren Kunden darauf hinweisen, dass eine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Der hierüber aufklärende Mitarbeiter sollte dem Kunden vermitteln, dass die im Umgang mit derartigen Daten erforderliche Sorgfalt beachtet und die Daten datenschutzkonform behandelt und verarbeitet werden.
Die URL Ihrer Datenschutz-Webseite
In CARAT haben Sie die Möglichkeit, auf komfortable Weise Ihren Kunden ihre Datenschutz-Webseite über die kaufmännischen Dokumente von CARAT zugänglich zu machen.
- Dazu können Sie die URL Ihrer Datenschutz-Webseite in den Systemoptionen auf der Seite Anwenderdaten hinterlegen. Die URL wird benötigt, um die Adresse Ihrer Datenschutz-Webseite in einen Hinweistext einzufügen und zusätzlich über CARAT einen QR-Code zu generieren.
Aktiv auf Ihren Datenschutz hinweisen
- Für die Option Datenschutz haben wir für Sie einen Standardtext erfasst, der bei aktiver Option am Ende eines jeden kaufmännischen Dokuments ausgegeben wird. Der Text enthält eine Variable Variablen sind in CARAT Platzhalter, die für veschiedene Werte eingesetzt werden können, da die tatsächlichen Werte je nach Kommission in der Höhe abweichen. Durch den Einsatz der Variable kann für ein Dokument z. B. ein Text für die MwSt. mit einem Platzhalter für den MwSt.-Betrag ergänzt werden. Beim Ausdruck des Dokuments wird an Stelle des Platzhalters dann der entsprechenden Wert angezeigt. die beim Ausdruck mit der URL ihrer Datenschutz-Webseite, die Sie in den Systemoptionen hinterlegt haben, ersetzt wird.
- Zusätzlich drucken wir die URL Ihrer Datenschutz-Webseite auch als QR-Code an, damit Ihr Kunde Ihre Datenschutzhinweise ohne Aufwand direkt über sein Smartphone einsehen kann.
Erfassen von personenbezogenen Daten
- Sobald Sie über die Kundenverwaltung eine neue Adresse anlegen und somit personenbezogene Daten erfassen möchten, erhalten Sie eine Hinweisdialog, der Sie daran erinnern soll, Ihren Kunden spätestens jetzt über Ihre Datenschutzregeln zu informieren. Im Normalfall klicken Sofern nicht anders angegeben, wird die linke Maustaste einmal kurz gedrückt. Klicken bewirkt immer ein Markieren eines Objektes oder bei einem Klick auf eine Schaltfläche die Ausführung der beschriebenen Aktion (z.B. OK, Abbrechen, Schließen). Sie auf Zustimmen, um anschließend die neue Kundenadresse zu erfassen. Im seltenen Fall, dass Ihnen Ihr Kunde die Zustimmung zum Erfassen seiner personenbezogenen Daten verweigert, klicken Sie auf Abbrechen um die Datenerfassung zu beenden.
- CARAT speichert für jede neu erfasste Adresse die Information zur Zustimmung. Diese Information kann über jede Exportfunktion von CARAT ausgegeben werden. Bei Bedarf können Sie dadurch feststellen, welche Adressen mit aktiver Option Datenschutz erfasst wurden.
Werbezusendungseinstellungen
Im Bereich Werbezusendungseinstellungen haben Sie die Möglichkeit, für die kaufmännischen Dokumente, die Sie an Ihre Kunden aushändigen, einen Datenschutz-Hinweis einzublenden. Damit können Sie zum einen Ihrem Kunden bestätigen, dass die Einwilligung zur Nutzung seiner personenbezogenen Daten für Ihre Werbezwecke vorliegt oder zum anderen, dass Sie aufgrund einer fehlenden Einwilligung seine personenbezogenen Daten nicht zu Werbezwecken verwenden werden.
Normalerweise werden Sie die Einwilligung ihres Kunden, dass Sie seine personenbezogenen Daten für Ihre Werbezwecke verwenden möchten, über ein separates Formular einholen, da die Einwilligung schriftlich erfolgen muss. Damit Sie aber auch bei der Verwendung der in CARAT hinterlegten Adressdaten nicht gegen gesetzliche Regelungen verstoßen, haben Sie die Möglichkeit, für jede Adresse eine entsprechende Kennzeichnung zu hinterlegen. Mit dieser Kennzeichnung wird gewährleistet, dass nur die Adressen herausgefiltert werden können, (z. B. für einen Serienbrief) für die Ihnen die Einwilligung Ihrer Kunden zur Nutzung der personenbezogenen Daten zu Werbezwecken vorliegt.
Damit für Ihre Kunden der Datenschutz-Hinweis in jedem Fall angezeigt wird, unabhängig davon ob in Ihren Kundendaten die entsprechende Option zur Nutzung der personenbezogenen Daten gesetzt wurde, ist die Option Werbezusendungseinstellungen grundsätzlich verwenden als Standard bereits aktiviert. Da zunächst davon auszugehen ist, dass in CARAT bei allen Adressen die Kennzeichnung fehlt, wird dies von CARAT als fehlende Einwilligung behandelt. Dadurch wird automatisch am Ende eines kaufmännischen Dokuments der hinterlegte Werbewiderspruchshinweis angezeigt.
