GoBD Anpassungen in CARAT

Allgemeine Hinweise und Empfehlungen

Nach Aktivierung des Moduls 8G (GoBD GoBD –Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) durch den CARAT-Anwender, werden alle danach erstellten Rechnungen immer als PDF Das Adobe Portable Document Format (PDF) wurde in den 80er Jahren von Adobe Systems entwickelt und perfektioniert. Adobe PDF-Dateien enthalten Daten aus beliebigen Anwendungen, die auf jedem Rechner angezeigt werden können, und eignen sich damit zum Austausch mit Nutzern in der ganzen Welt. erzeugt und die Systemnummern in ein Journal aufgenommen. Vor diesem Zeitpunkt in vorhandenen Kommissionen erstellte Rechnungen werden nicht konvertiert.

Eine Deaktivierung der GoBD Funktionalitäten ist nach Aktivierung nicht mehr möglich.
Im Zuge der Umstellung empfehlen wir Ihnen, zur besseren Abgrenzung, zum Stichtag der Umstellung einen neuen Nummernkreis für die Rechnungsbelege einzustellen. Des weiteren möchten wir darauf hinweisen, dass Sie im Rahmen der GoBD verpflichtet sind eine funktionierende Datensicherung zu etablieren, um sich gegen den Verlust von Rechnungs- und Stornodaten zu schützen. Wir empfehlen Ihnen, dies mit Ihrem Steuerberater und Ihrem zuständigen Finanzamt zu besprechen.

In den nun folgenden Bereichen wurden, um Sie beim Umsetzen der Anforderungen der GoBD zu unterstützen, Anpassungen vorgenommen. Hierbei haben wir uns an den 3 wichtigsten Anforderungen der GoBD orientiert:

  • Unveränderbarkeit

  • Unverlierbarkeit

  • Nachprüfbarkeit

Die nachfolgenden Anpassungen betreffen nur Lizenzen von in Deutschland steuerpflichtigen Firmen bei denen das Modul 8G aktiviert wurde.

Wie aktiviere ich die GoBD Anpassungen in CARAT?

Ab der Version V2021.20.0.0 können Sie die GoBD Anpassungen, nachdem der Vertrieb Ihnen das Modul 8G zur Verfügung gestellt hat, selbstständig in CARAT, im Register Manche Dialogfenster sind so umfangreich, dass die Funktionen in Unterbereiche geteilt werden. Diese Unterbereiche werden meist im oberen Bereich des Dialogs angezeigt und können durch Klicken auf den entsprechenden Text erreicht werden. System in den Systemoptionen aktivieren.

Im geöffneten Dialog Als Dialog oder Dialogfenster, Dialogfeld, bezeichnet man spezielle Fenster in Software- anwendungen. Dialogfenster werden in verschiedenen Situationen von der Anwendung eingeblendet, um bestimmte Eingaben oder Bestätigungen vom Benutzer einzuholen. Optionen Das Wort Option (v. lat.: optio = freier Wille) bezeichnet in der Informatik eine Auswahlmöglichkeit. In unserem Fall handelt es sich dabei immer um die runden Auswahlfelder., können Sie nun unter Modulaktvierung den Punkt GoBD-Fähigkeit aktivieren anhaken. Es erscheint dann ein weiteres Dialogfenster, wo Sie daraufhin gewiesen werden, daß dieses Modul nicht wieder abschaltbar ist.

Ab diesem Zeitpunkt sind die GoBD Anpassungen aktiviert.

Wo wurden Anpassungen vorgenommen?

Nach der Erstellung einer neuen Planung wird Ihnen als erstes auffallen, dass in der Druckvorschau für die Rechnung und Anzahlungsrechnung kein direkter Druck mehr möglich ist. Die Schaltfläche In einem Dialogfenster finden Sie immer eine oder mehrere Schaltflächen, die durch Klicken aktiviert werden können. Typische Aktionen für eine Schaltfläche sind z.B. OK, Abbrechen, übernehmen. Schaltflächen werden immer mit einem einfachen Klick mit der linken Maustaste betätigt. Drucken wurde durch die Schaltfläche Beleg erzeugen ersetzt. Es wird jetzt, beim Klick Sofern nicht anders angegeben, wird die linke Maustaste einmal kurz gedrückt. Klicken bewirkt immer ein Markieren eines Objektes oder bei einem Klick auf eine Schaltfläche die Ausführung der beschriebenen Aktion (z.B. OK, Abbrechen, Schließen). auf Beleg erzeugen, ein unveränderbarer PDF Beleg mit erzeugt. Dieser kann in unveränderter Form beliebig oft gedruckt werden. Zusätzlich wird jetzt neu, durch einen automatischen Abgleich von CARAT im Hintergrund, sichergestellt das für jeden neu erzeugten Rechnungsbeleg, GoBD konform, eine neue, noch nicht verwendete fortlaufende Systemnummer vergeben wird. Eine weitere GoBD Anpassung finden Sie beim Batchdruck Mit Batchdruck wird in CARAT eine besondere Form des Drucks bezeichnet. Durch den Batchdruck können Sie mehrere unterschiedliche Formulare in einem Arbeitsgang nacheinander (sequentiell) ausdrucken., ein Druck von Rechnungen und Anzahlungsrechnungen ist darüber nicht mehr möglich, beim Versuch diese Druckoption in den Optionen unter Druck-Layout zu aktivieren, wird Ihnen eine entsprechende Meldung eingeblendet.

Beleg erzeugen

Batchdruck

Das Leistungsdatum für eine Rechnung oder Anzahlungsrechnung, kann im Dialog Druckparameter als eigenständiges Datum, neben dem Druckdatum des Rechnungsbeleges, angegeben werden. Dadurch ist es jetzt möglich, das Leistungsdatum vor- oder zurück zu datieren, ohne das Druckdatum des Belegs zu verändern.

Vor dem Druck einer neuen Rechnung ist ein Storno der alten Rechnung jetzt zwingend erforderlich. Mehrere neue Anzahlungsrechnungen können gedruckt werden, aber der wiederholte Druck einer schon vorhandenen Anzahlungsrechnung aus der Druckvorschau ist nicht mehr möglich. Beim Rechnungsdruck wird die Pflicht zur Stornierung entsprechend durch die untenstehende Meldung angezeigt.

Um eine unveränderte Kopie einer bestehenden Anzahlungsrechnung oder Rechnung zu drucken, öffnen Sie einfach Ihre Kommissionsübersicht in CARAT und wählen Sie dann per Doppelklick Ein Doppelklick wird unter anderem zum Öffnen von Dateien und Programmen oder zum Starten einer Aktion, eines Befehls, benötigt. Wenn der Mauszeiger auf das gewünschte Symbol zeigt, klicken Sie zweimal schnell hintereinander die linke Maustaste. Der Mauszeiger sollte zwischen den beiden Klicks nicht bewegt werden. die entsprechende Rechnung oder Anzahlungsrechnung an. Es öffnet sich dann wieder die PDF Druckvorschau.

Hier können Sie dann sowohl die Anzahlungsrechnungen, als auch die Rechnung per rechtem Mausklick wieder stornieren.

Zusätzlich ist es auch möglich, entsprechende Rechte vorausgesetzt, im Register Daten unter dem Bereich Zeitbezogen , das Journal per Klick zu öffnen und nach Angabe des Suchzeitraums, aus der angezeigten Liste die PDF Belege anzeigen zu lassen.

Das Journal ist ein neues GoBD konformes Belegarchiv, in dem Sie, ein Steuerberater, ein Finanzbeamter oder berechtigte Mitarbeiter alle Belege mit Nummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, den Verweis auf die Kommission sowie einen direkten Link Ein Link (englisches Lehnwort: die Verbindung, das Bindeglied) ist ein Verweis von einem Dokument durch eine entsprechende Markierung auf ein anderes Dokument. Durch einen Link kann auf einfache Weise z. B. durch ein Dokument oder eine Internetseite navigiert werden. auf den jeweiligen Beleg (PDF) einsehen können.

Alle erstellten Anzahlungsrechnungen werden Ihnen , soweit Sie diese Funktion aktiviert haben, auch unter Offene Posten angezeigt, ebenso die Stornierungen von Anzahlungsrechnungen.

Mit Aktivierung der GoBD Anpassungen, können Sie eine Kommission, die bereits Rechnungs- oder Stornobelege enthält, die nach der Aktivierung der GoBD Anpassungen generiert wurde, nicht mehr löschen. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Ebenso verhält es sich mit dem Löschen von den in der Kommission enthaltenen Planungen. Auch hier ist das Löschen nicht mehr möglich wenn bereits Rechnungs- oder Stornobelege existieren.

Falls Sie eine Kommission mit bestehenden Rechnungsbelegen kopieren wollen, so ist es nicht mehr möglich den Rechnungsstatus zu entfernen. Diese Option wurde im Dialog Kommission kopieren: Optionen entfernt. Soll in der Kopie eine neue Rechnung erstellt werden, wird dafür automatisch eine neue Rechnungsnummer verwendet.

Beim Kopieren einer Planung aus der Kommission, kann der Rechnungsstatus nicht mehr mit kopiert werden. Im Dialog Planung kopieren, erscheint die Option Rechnungsstatus in Planungskopie übernehmen nicht mehr.

Der Import von Kommissionen, die bereits neue GoBD-konforme Rechnungs- oder Stornobelege enthalten, ist nur noch möglich, wenn die Kommissionen in CARAT einen gleichen oder älteren Stand aufweist. Der Import eines älteren Stand in eine Kommission mit neuerem Stand wird verhindert.

Der RTF-Export Das Rich Text Format (RTF) ist ein Dateiformat für Texte, das von Microsoft 1987 eingeführt wurde. (Rich Text) von Rechnungsdokumenten ist mit der Aktivierung des Moduls 8G nicht mehr möglich, weil damit ein veränderbares Rechnungsformat erzeugt werden könnte und dies gegen die GoBD Richtlinie verstößt.

Die neuen Rechnungsbelege werden auch für den WaWi Eine Warenwirtschaft (WaWi) ist ein Softwareprodukt, welches Sie zur Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen, qualitativen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt benötigen. Damit koordinieren Sie den Warenfluss zwischen Ihren Lieferanten, Kunden, Bedarfsträgern (z. B. Produktion) und dem Lager. Export angeboten. Neu können jetzt auch Stornobelege bereitgestellt werden, soweit dies von der genutzten WaWi im Planungsprogramm durchgeführt wird

Nach einem WaWi Export muss eine Zwangsspeicherung durchgeführt werden, um alle Daten synchron halten zu können.

Wenn es nicht möglich war eine neue Systemnummer in die Journal Datenbank einzutragen, oder die Erzeugung eines Beleges fehl schlägt, zum Beispiel durch einen Netzwerkfehler, wird der Rechnungsdruck automatisch abgebrochen. Die dafür "reservierte" Systemnummer verfällt und wird nicht wieder verwendet. Zusätzlich wird dies im Protokoll von CARAT hinterlegt und kann so später bei Bedarf belegt werden.