Privacybescherming

Als bedrijf, dat persoonsgebonden gegevens registreert, heeft u waarschijnlijk reeds een eigen website waar u uw klanten over de gegevensbeschermingsregels die in uw bedrijf gelden informeren kan. Want volgens de AGV dient u uw klanten te informeren dat een toestemming voor het verwerken van persoonsgebonden gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen. De informerende medewerker dient de klant duidelijk te maken dat aandacht wordt besteed aan de nodige zorgvuldigheid bij het omgaan met dergelijke gegevens, en dat de gegevens behandelt en verwerkt worden in overeenstemming met de gegevensbescherming.

De URL van uw privacybescherming website

Via de commerciële documenten, heeft u in CARAT de mogelijkheid om op eenvoudige wijze uw klanten toegang te geven tot uw privacybescherming website.

• Hiervoor kunt u de URL van uw privacybescherming website opslaan op de pagina Gebruikersgegevens in de systeemopties. De URL is nodig om het adres van uw privacybescherming website in een notitie in te voegen en ook om via CARAT een QR-code te genereren.

Actief attenderen op uw privacybescherming

• Wij hebben voor de Privacybescherming optie een standaardtekst voor u samengesteld, die, indien de optie is geactiveerd, aan het einde van ieder commercieel document wordt geprint. De tekst bevat een variabele Variabelen zijn in CARAT wildcards die voor verschillende waarden gebruikt kunnen worden, omdat de daadwerkelijke waarden per commissie in hoogte afwijken. Door de inzet van variabelen kan voor een document b.v. een tekst voor de BTW met een wildcard voor het BTW-bedrag worden aangevuld. Bij het printen van het document wordt dan, op de plaats van de wildcard, de betreffende waarde getoond. die bij het printen wordt vervangen door de URL van uw privacybescherming website, die u heeft opgeslagen in de systeemopties.
• Tevens printen wij de URL van uw privacybescherming website ook als QR-code, zodat uw klanten uw privacyverklaring zonder inspanning direct via zijn smartphone kan lezen.

Registreren van persoonsgebonden gegevens

• Zodra u een nieuw adres aanmaakt via het klantenbeheer, en dus persoonsgebonden gegevens wilt registreren, ziet u een aanwijzingsdialoog dat u eraan herinnert uw klanten uiterlijk nu te informeren over uw privacyverklaring. Normaal gesproken klikt u op Toestemmen, om vervolgens heet nieuwe klantadres in te voeren. In het zeldzame geval dat uw klant geen toestemming heeft gegeven voor het registreren van zijn persoonsgebonden gegevens, klik Voor zoverre niet anders aangegeven wordt de linker muisknop een keer kort gedrukt. Door het klikken wordt steeds een object gemarkeerd of bij het klikken op en knop, wordt de beschreven actie uitgevoerd (b.v. OK, Beëindigen, Sluiten). dan op Annuleren om de registratie te beëindigen.

• CARAT slaat de toestemmingsinformatie voor ieder nieuw ingevoerd adres op. Deze informatie kan via elke exportfunctie van CARAT uitgegeven worden. Indien nodig kunt u daardoor vaststellen welke aderessen zijn geregistreerd met geactiveerde privacybescherming optie.

In het gedeelte Reclame toezending instellingen heeft u de mogelijk om in de commerciële documenten, die u aan uw klanten afgeeft, een privacy bescherming aanwijzing te tonen. Daarmee kunt u uw klanten aan de ene kant bevestigen dat de toestemming voor het gebruik van zijn persoonsgebonden gegevens voor uw promotionele doeleinden aanwezig is of aan de andere kant dat, op grond van het ontbreken van zijn toestemming, zijn persoonsgebonden gegeven niet voor promotionele doeleinden zullen worden gebruikt.

Omdat u in de regel schriftelijk de toestemming van uw klanten, om zijn/haar persoonlijke gegevens te mogen gebruiken voor uw promotionele doeleinden moet hebben, zult u die toestemming gewoonlijk via een apart formulier moeten verkrijgen. Zodat u ook bij het gebruik van de in CARAT opgeslagen adresgegevens niet verstoot tegen wettelijke regelingen, heeft u de mogelijkheid om voor ieder adres een corresponderende markering in te voeren. Met deze markering wordt gegarandeerd dat alleen die adressen eruit gefilterd kunnen worden (bijv. voor een standaardbrief) waarvoor de toestemming van uw klant ter gebruik van de persoonsgebonden gegevens voor promotionele doeleinden aanwezig is.

Zodat uw klanten in ieder geval de privacy-bescherming aanwijzing getoond wordt, onafhankelijk daarvan of de relevante optie voor het gebruik van persoonsgebonden gegevens is gezet in uw klanten gegevens, is de optie Reclame toezending instelling in principe gebruiken reeds als standaard geactiveerd. Omdat om te beginnen ervan uitgegaan moet worden dat in CARAT bij alle adressen de markering ontbreekt, wordt dit door CARAT als ontbrekende toestemming behandeld. Daardoor wordt automatisch aan het einde van een commercieel document de reclame afwijzing aanwijzing getoond.