Elektronische bestelling e.COM
Reeds sinds een paar jaar houden zich de industrie, de handel en ook de softwarebedrijven met het thema van de elektronische bestelling bezig. Vanaf het begin, behoort CARAT tot de pioniers op dit gebied en heeft de doorontwikkeling van e.COM, de branchestandaard voor de elektronische bestelafwikkeling, aanzienlijk vooruit gepusht. Iedere CARAT-gebruiker kan zijn bestellingen op dit moment al comfortabel via e.COM afwikkelen en de opdrachtbevestigingen automatisch laten controleren.
Uw voordelen door e.COM in een overzicht
- Géén gecompliceerde installatie, omdat e.COM al in CARAT geïntegreerd is.
- Snel gebruiksklaar, omdat er maar weinig instellingen in CARAT noodzakelijk zijn.
- Eenvoudig gebruik, omdat e.COM veel taken overneemt.
- Géén extra kosten, omdat e.COM reeds in CARAT inbegrepen is.
- Minder navragen van de industrie, door volledigere bestelgegevens.
- Minder invoerfouten, omdat de gegevens elektronisch overgenomen worden.
- Kostenbesparing betreffende papier, inkt en porto, omdat de bestelling 'papierloos' is.
Hoe functioneert de elektronische bestelling via e.COM?
Met e.COM communiceert u direct via het internet met uw keukenleverancier. Naast CARAT heeft u alleen een internetverbinding alsook een e-mailprogramma nodig (zoals Outlook, Live Mail of iets dergelijks).
De individuele stappen van een e.COM bestelling
- Bestelling met e.COM door de gespecialiseerde handelaar
- Allereerst worden in CARAT alle benodigde tekeningen, zoals de plattegrond, de frontaanzichten en perspectieven voor e.COM klaar gezet. Bij het plaatsen van de bestelling via CARAT creëert e.COM automatisch een e-mail E-Mail (van Engels electronic mail, elektronische post/brief; kortweg ook Mail) staat voor een op een brief lijkende boodschap die op elektronische weg in computer netwerken wordt overgedragen., waaraan de reeds gemaakte tekeningen, alsook de nog benodigde commerciële bestelling aangehangen wordt. Deze e-mail kan vervolgens aan de keukenleveranciers verstuurd worden. De bestelling geschiedt in EANCOM EANCOM (=European Article Number Communication) werd door de internationale EAN-Organisatie in Brussel ontwikkeld en gebaseerd op een nummer systeem voor artikelen en handelspartners.-Standaard ORDERS Bij ORDERS (Purchase Order) gaat het om een bestelling, die dient ter specificaties van details betreffende producten en services, die analoog aan de overeengekomen condities tussen leverancier en handelaar in opdracht gegeven is..
- Automatische overname in het opdrachtverwerkingssysteem van de keukenleverancier
- Zodra de e-mail de keukenleverancier bereikt, wordt de bestelling automatisch op plausibiliteit gecontroleerd. Indien door de handelaar alle benodigde informatie voor het bewerken van de opdracht meegeleverd werden, bijvoorbeeld alle benodigde hoofddata, dan wordt de e.COM bestelling intern doorgestuurd.
- Ontvang een ontvangstbevestiging van de keukenleverancier
- Zodra de bestelling voor verdere bewerking, dus voor overname in het opdrachtverwerkingssysteem verder geleid is, kan u een korte ontvangstbevestiging per e-mail toegezonden worden. Deze ontvangstbevestiging ontvangt u normaal gesproken nog op dezelfde dag. Indien de keukenleverancier zijn opdrachtregistratie reeds optimaal aan e.COM heeft aangepast, kan het ook mogelijk zijn, dat u op dezelfde dag de opdrachtbevestiging in plaats van de ontvangstbevestiging ontvangt. De ontvangstbevestiging geschiedt in EANCOM-Standaard OSTRPT Bij OSTRPT (Order Status Report) gaat het om een bestelling-status bericht. Deze variant wordt doorgaans gebruikt om het ingaan van een bestelling bij de leverancier te bevestigen..
- Ontvang de opdrachtbevestiging van de keukenleverancier
- Op basis van het e.COM-bestand dat u aan de keukenleverancier gestuurd heeft, kan deze uw bestelling volledig geautomatiseerd in zijn opdrachtverwerkingssysteem overnemen. In het gunstigste geval kunt u al vrij snel een opdrachtbevestiging per e-mail terug krijgen. De opdrachtbevestiging van uw keukenleverancier bevat naast een speciaal bestand, dat CARAT gebruikt voor het vergelijken van uw bestelling, ook een opdrachtbevestiging in PDF Het Adobe Portable Document Format (PDF) werd in de 80-er jaren door Adobe Systems ontwikkeld en geperfectioneerd. Adobe PDF-bestanden bevatten gegevens uit verschillende toepassingen, die op iedere computer kunnen worden getoond, en ze zijn dus geschikt voor de uitwisseling met gebruikers in de hele wereld.-vorm die u indien gewenst kunt uitprinten. De opdrachtbevestiging geschiedt in EANCOM-Standaard ORDRSP Bij ORDRSP (Purchase Order Response) gaat het om een bestelling-antwoord van de leverancier, die aan de handelaar gestuurd wordt, om een bestelling of een verandering van een bestelling te bevestigen..
- Automatische controle van de opdrachtbevestiging in CARAT
- Via CARAT heeft u de mogelijkheid uw 'Postvak IN' op relevante opdrachtbevestigingen, die door uw keukenleverancier per e.COM verstuurd worden, te controleren. Op basis van de EANCOM-Standaard ORDRSP kunnen deze e-mails aan de hand van een vastgelegd trefwoord herkend worden. In CARAT worden de opdrachtbevestigingen dan automatisch aan de bijbehorende commissie toegewezen. Het vergelijken van de opdrachtbevestiging met de bestelling vindt dan plaats in de desbetreffende commissie.
EANCOM is een geregistreerd handelsmerk van EAN De EAN staat voor International Article Number (vroeger European Article Number) en is de product etikettering voor artikelen uit de handel. De EAN is een nummer dat uit 13 of 8 cijfers bestaat, dat centraal wordt beheerd en op aanvraag wordt uitgegeven aan fabrikanten. Internationaal.
