Die Standardtexte

Ein Standardtext ist ein Textbaustein der angelegt wird, um auf immer wieder verwendete Textabschnitte schnell zurückgreifen zu können. Die Einsatzmöglichkeiten können von reinen Grußformeln über aktuelle Kundeninformationen bis hin zu rechtlich relevanten Hinweisen reichen. Über die Funktion Standardtexte haben Sie die Möglichkeit, für Ihre kaufmännischen Dokumente beliebig viele Vor- und Nachlauftexte sowie zusätzliche Textbausteine für die verwendeten Zahlungsarten zu hinterlegen.

Der genaue Wortlaut eines Standardtextes wird normalerweise nicht in einer Planung gespeichert, da ein Standardtext in der Regel nur allgemein gültige Informationen beinhaltet. Über das eingestellte Druck-Layout wird lediglich der Verweis auf den verwendeten Standardtext gespeichert. Falls es jedoch notwendig wird, dass Sie zum Beispiel öfter einen Standardtext mit rechtlich relevantem Inhalt benötigen, können Sie durch eine zusätzliche Option Das Wort Option (v. lat.: optio = freier Wille) bezeichnet in der Informatik eine Auswahlmöglichkeit. In unserem Fall handelt es sich dabei immer um die runden Auswahlfelder. sicherstellen, dass in diesem Fall auch der genaue Wortlaut abgespeichert wird.

Um den Dialog Als Dialog oder Dialogfenster, Dialogfeld, bezeichnet man spezielle Fenster in Software- anwendungen. Dialogfenster werden in verschiedenen Situationen von der Anwendung eingeblendet, um bestimmte Eingaben oder Bestätigungen vom Benutzer einzuholen. zum Erstellen und Verwalten der Standardtexte zu öffnen, klicken Sofern nicht anders angegeben, wird die linke Maustaste einmal kurz gedrückt. Klicken bewirkt immer ein Markieren eines Objektes oder bei einem Klick auf eine Schaltfläche die Ausführung der beschriebenen Aktion (z.B. OK, Abbrechen, Schließen). Sie im Menüband im Register Manche Dialogfenster sind so umfangreich, dass die Funktionen in Unterbereiche geteilt werden. Diese Unterbereiche werden meist im oberen Bereich des Dialogs angezeigt und können durch Klicken auf den entsprechenden Text erreicht werden. Daten auf den Eintrag Standardtexte.

In dem Dialog Verwaltung der Standardtexte werden Ihnen die bereits angelegten Standardtexte in einer Übersicht mit dem Textnamen, dem Erstellungsdatum, sowie dem Datum der letzten Änderung angezeigt.

Zum Verwalten der Standardtexte stehen Ihnen Symbol-Schaltflächen zur Verfügung, um neue Standardtexte zu erstellen, vorhandene Standardtexte zu bearbeitet, zu kopieren oder zu löschen. Über die Schaltfläche In einem Dialogfenster finden Sie immer eine oder mehrere Schaltflächen, die durch Klicken aktiviert werden können. Typische Aktionen für eine Schaltfläche sind z.B. OK, Abbrechen, übernehmen. Schaltflächen werden immer mit einem einfachen Klick mit der linken Maustaste betätigt. Archivierung kann die Archivierung der Standartexte aufgerufen werden, um vorhandene Standardtexte zu exportieren oder exportierte Standardtexte wieder einzulesen.

Um einen neuen Standardtext anzulegen, klicken Sie zunächst auf die Symbol-Schaltfläche Neu. Daraufhin wird der Eingabedialog zum Erstellen eines neuen Standardtextes geöffnet.

 

  • Geben Sie zunächst in das obere Eingabefeld Textname einen kurzen aber doch aussagekräftigen Textnamen ein, mit dem Sie später, über das Druck-Layout, diesen Textbaustein einem beliebigen Dokument zuordnen können.
  • Anschließend können Sie einen beliebigen Text im unteren Eingabebereich hinterlegen. Beachten sie bitte, dass Sie den Standardtext in diesem Dialog lediglich inhaltlich erfassen. Die Schriftart, Schriftfarbe oder auch die Textausrichtung können Sie später über das Druck-Layout einstellen. Durch diese Vorgehensweise haben sie die Möglichkeit, den selben Textbaustein in mehreren Dokumenten unterschiedlich zu formatieren Die Formatierung ( Latein forma, „Form, Gestalt“) bezeichnet in der Textverarbeitung die Darstellung von Textdokumenten. In diesem Fall ist die Wahl der Schriftarten und Schriftstile wie zum Beispiel fett oder kursiv gemeint. ohne dazu den Text mehrfach erfassen zu müssen.
  • Falls sie möchten, dass der genaue Wortlaut des Textbausteins, sobald er verwendet wird, dauerhaft in der entsprechenden Planung abgespeichert wird, aktivieren Sie bitte die Option Text immer in Planung mitspeichern. Standardtexte, bei denen diese Option aktiviert wurde, werden in der Übersicht der Standardtexte mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

Für das Erstellen eines Standardtextes steht Ihnen zusätzlich noch der Parameter #UMBRUCH# zur Verfügung. Durch den Parameter #UMBRUCH# wird ein manueller Seitenumbruch erzwungen. Wenn Sie #UMBRUCH# in einem Standardtext verwenden, wird der gesamte Text, der nach diesem Parameter folgt, auf eine neue Seite gedruckt. Der Parameter selbst wird natürlich nicht gedruckt.

Ohne Parameter #UMBRUCH#

Wie Sie an der nachfolgenden Abbildung erkennen können, reicht der Platz am Seitenende nicht mehr aus, um den Standardtext vollständig anzuzeigen. Aufgrund der eingestellten Seitenränder wird ein Teil des Textes durch den automatischen Seitenumbruch auf die nächste Seite umgebrochen.

Mit Parameter #UMBRUCH#

Für das nachfolgende Beispiel soll sichergestellt werden, dass durch den Parameter #UMBRUCH# der Bereich der Unterschrift und der zugehörige Text nicht durch einen automatischen Seitenumbruch getrennt ausgedruckt wird.

Bei diesem Standardtext soll der Bereich der Unterschrift nicht von dem dazugehörigen Text getrennt werden. Deshalb wurde dem Standardtext der Parameter #UMBRUCH# vorangestellt. Obwohl auch in diesem Fall noch etwas Platz auf der Seite vorhanden ist, wird nun ein manueller Seitenumbruch erzwungen und der gesamte Standardtext wird zusammenhängend auf der Folgeseite gedruckt.