Der E-Mailversand
Über die Funktion E-Mailversand können Sie aus einem kaufmännischen Formular eine E-Mail E-Mail (von engl. electronic mail‚ elektronische(r) Post/Brief'; kurz auch Mail) bezeichnet eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefartige Nachricht. erzeugen und direkt aus CARAT heraus versenden. Bei Bedarf können Sie dem kaufmännischen Dokument zusätzlich noch grafische Dokumente anhängen und einen Text für die E-Mail hinterlegen. Dazu können Sie auch auf Textbausteine aus den Standardtexten zurückgreifen. Die Funktion E-Mailversand steht Ihnen für alle kaufmännischen Dokumente zur Verfügung und wird über die Druckvorschau erreicht. Siehe auch: Die Druckvorschau
So wird's gemacht
- Rufen Sie wie gewohnt die Druckvorschau für das per E-Mail zu versendende kaufmännische Formular auf. Dazu klicken Sofern nicht anders angegeben, wird die linke Maustaste einmal kurz gedrückt. Klicken bewirkt immer ein Markieren eines Objektes oder bei einem Klick auf eine Schaltfläche die Ausführung der beschriebenen Aktion (z.B. OK, Abbrechen, Schließen). Sie am einfachsten mit der rechten Maustaste in die Stückliste und wählen über das Symbol der Druckvorschau das gewünschte Formular aus.
- In der Druckvorschau können Sie anschließend den Dialog Als Dialog oder Dialogfenster, Dialogfeld, bezeichnet man spezielle Fenster in Software- anwendungen. Dialogfenster werden in verschiedenen Situationen von der Anwendung eingeblendet, um bestimmte Eingaben oder Bestätigungen vom Benutzer einzuholen. für den E-Mailversand öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche In einem Dialogfenster finden Sie immer eine oder mehrere Schaltflächen, die durch Klicken aktiviert werden können. Typische Aktionen für eine Schaltfläche sind z.B. OK, Abbrechen, übernehmen. Schaltflächen werden immer mit einem einfachen Klick mit der linken Maustaste betätigt. E-Mail klicken.
- Sofern Sie bereits in den Kundendaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wird diese automatisch für den E-Mailversand verwendet. Bei Bedarf kann die E-Mail-Adresse jedoch noch verändert werden. Siehe auch: Die Kundenadresse
- In der Zeile Betreff wird automatisch ein passender Text für die E-Mail erzeugt, den Sie natürlich auch abändern können. Der automatisch erstellte Betreff enthält den Formulartitel und nachfolgend die Kommissionsnummer oder, falls bereits vergeben, die Kaufvertragsnummer.
- Sofern Sie zusätzlich zu dem kaufmännischen Formular auch noch ein oder auch mehrere grafische Formulare bereitstellen möchten, können Sie dies über die Schaltfläche Grafiken bereitstellen erreichen. Es wird daraufhin der Bereitstellungsdialog geöffnet, den Sie auch vom Batchdruck Mit Batchdruck wird in CARAT eine besondere Form des Drucks bezeichnet. Durch den Batchdruck können Sie mehrere unterschiedliche Formulare in einem Arbeitsgang nacheinander (sequentiell) ausdrucken. her kennen. Siehe auch: Batchdruck / Batchmail
- Nachdem Sie die gewünschten Formulare bereitgestellt haben, werden Ihnen diese im mittleren Bereich mit Datum und Uhrzeit der Erstellung angezeigt. Durch die Aktivierung des vorangestellten Kontrollkästchens Kontrollkästchen (engl. Checkbox) ist ein Standardelement einer graphischen Benutzungsoberfläche. Eine Checkbox hat in den meisten Fällen zwei Zustände (Gesetzt oder nicht gesetzt). Dies entspricht üblicherweise einer Ja/Nein Auswahl. können Sie festlegen, welche der Formulare letztendlich an die E-Mail angehängt werden sollen.
- Im unteren Bereich E-Mailtext haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine Textnachricht, die direkt in der E-Mail angezeigt werden soll, zu hinterlegen. Über die Schaltfläche Standardtexte laden können Sie dazu auch auf bereits vorbereitete Textbausteine zugreifen.
- Nachdem Sie alle benötigten Eingaben abgeschlossen haben, können Sie über die Schaltfläche Starten die E-Mail von CARAT erzeugen lassen. Die E-Mail wird, je nachdem welche Einstellungen Sie in den Systemoptionen auf der Seite E-Mail getroffen haben, anschließend versendet. Siehe auch: E-Mail
