L´adresse client
Dans la fenêtre Les programmes et fichiers sont affichés dans Windows (anglais: fenêtre) dans des fenêtres. Pour chaque vue dans CARAT (par ex. plan de base, entrée d´articles, vue de face, perspective etc.) une propre fenêtre est ouverte. De cette façon, il est possible de voir en même temps, un nombre quelconque de fenêtres pour le traitement. Lorsqu´une modification est faite dans une des fenêtres, cette modification se répercute automatiquement sur toutes les autres fenêtres. Client On désigne comme client, un ordinateur, comme poste de travail dans un réseau, se sert des ressources d´une station centrale (d´un serveur). vous pouvez renseigner toutes les données importantes concernant l´adresse de votre client. En plus des informations d'adresse, vous pouvez définir des paramétrages spéciaux pour la gestion des processus internes. Vous pouvez par exemple préciser dans ce dialogue On appelle dialogue, fenêtre de dialogue ou champ de dialogue, des fenêtres spéciales dans des applications informatiques. Les fenêtres de dialogues sont affichées dans différentes situations lors de l´application pour réclamer l´insertion de certaines entrées ou confirmations de l´utilisateur., quels documents seront utilisés pour chaque adresse. Vous avez la possibilité de rédiger des notices pour la page de données-clients et de vérifier les planifications correspondantes à cette adresse dans un aperçu.
Vous pouvez également exporter les données clients saisies ici, à l'exception des notes, sous forme de tableau et les réutiliser dans des programmes externes.
Voir également: Export données clients
Voir également: Export données clients
La boîte de dialogue de saisie est divisée en plusieurs sections. Dans la liste récapitulative de gauche, vous pouvez basculer entre l'affichage des données client, des notes et de l'aperçu de planification spécifique au client. Dans la partie supérieure des données client, plusieurs champs de saisie spécifiques vous sont proposés pour fournir des informations supplémentaires sur vos clients, calculer la TVA ou encore saisir une remise client.
Saisir une adresse
Confidentialité: veuillez noter qu'avant de collecter des données personnelles, vous devez informer votre client de l´utilisation prévue. CARAT vous offre une fonction de confort que vous pouvez paramétrer à l'aide des options Le mot option (du latin: optio =volonté libre) désigne dans l´informatique une possibilité de choix. Dans notre cas, il s´agit toujours des champs de sélection ronds. système. Voir également: Protection des données
Commencez avec l'adresse 1
- L´adresse principale doit toujours être renseignée sur l´onglet Adresse 1. Pour saisir l'adresse, vous pouvez d'abord sélectionner un titre, puis renseigner les données d'adresse requises.
- Dans la section principale de la boîte de dialogue Client, vous pouvez choisir entre l´entrée de l´adresse privée ou l´adresse de société.
- Dès qu´un titre et un nom ont été saisis, vous pouvez générer automatiquement une formule de politesse. Cliquez Si rien de contraire n´est indiqué, appuyez la touche gauche de la souris une fois rapidement. Cliquer a pour effet de sélectionner un objet ou - par ex. si vous cliquez sur un bouton - l´exécution de l´action indiquée (par ex. OK, annuler, appliquer, quitter etc.). pour cela simplement sur le bouton Dans une fenêtre de dialogue, vous trouvez toujours un ou plusieurs boutons, qui peuvent être activés par un clic. Des actions typiques pour un bouton sont par ex. OK, annuler, appliquer. Les boutons sont toujours actionnés par un simple clic sur la touche gauche de la souris. Générer.
- Les champs d'adresse précédés d'un astérisque (*) sont obligatoires. Ces champs doivent être remplis pour que les données d'adresse puissent être enregistrées. Vous pouvez définir à tout moment les champs obligatoires dans les options système. Voir également: Données client:
- Insérez le code pays ISO à 2 chiffres, par exemple DE= Allemagne, dans le champ Pays. Si le champ avec le code du pays reste vide, le code du pays pour lequel votre licence CARAT est enregistrée est automatiquement mis en place.
- Si vous avez saisi des numéros de téléphone portable dans les champs Port1 ou GSM2, ceux-ci sont automatiquement formatés Formater (en latin: forma "forme, configuration") désigne dans le traitement de texte, la présentation de documents-texte. Dans ce cas, il s´agit du choix d´écriture et de styles comme par ex. gras, cursif etc. au format international en raison du code pays à 2 chiffres saisi.
- Veuillez remarquer que pour indiquer la rue vous avez à la disposition trois champs avec respectivement 30 signes, pour pouvoir déposer des adresses plus complexes.
- Dans les champs de date Valide du et Valide jusqu´au, vous pouvez indiquer une date à partir de laquelle une adresse sera valide ou jusqu´à quand une adresse restera valide.
- Les adresses mails que vous avez enregistrées font l'objet d'un contrôle de plausibilité.
- Par la touche Imprimer, vous pouvez imprimer les données d´adresses complètes et les notices client en tant que page de données client.
Enregistrement d´adresses supplémentaires
- Dans CARAT, vous pouvez saisir jusqu'à cinq adresses pour un client. Pour créer une nouvelle adresse, cliquez sur l'icône plus à droite du dernier onglet Certaines fenêtres de dialogue sont tellement vastes que les fonctions sont partagées dans des sous-domaines. Ces sous-domaines sont habituellement affichés dans la partie supérieure du dialogue et peuvent être atteints par un clic sur le texte correspondant. d'adresse.
- Dès que vous voulez enregistrer des adresses supplémentaires sur un autre onglet une option supplémentaire Nom suivant adresse 1 vous est proposée. Si vous choisissez cette option, les données concernant la personne de l´Adresse 1 sont reprises et ces champs sont grisés pour ne pas être écrasés.
- Lorsqu´une adresse a été enregistrée, vous pouvez décocher la case dans cette option, pour pouvoir modifier les données d´adresse ultérieurement.
- Avec la possibilité de saisir jusqu´à cinq adresses, vous pouvez saisir des adresses différentes comme par exemple l´adresse de livraison ou celle de facturation.
- Par défaut tous les documents sont reliés à l´onglet Adresse 1 . Pour utiliser une adresse différente comme adresse de livraison, vous indiquez sur le nouvel onglet, l´adresse de livraison et sur le côté droit de cet onglet, vous cochez la case attribuée au bon de livraison.
- Dans la partie données de contact vous pouvez saisir de nouveaux contacts ou par l´icône située à droite du champ de saisie, copier celles du premier onglet.
Cas particulier l´adresse de société
- Pour saisir une adresse de société, activez l'option correspondante. En conséquence, les champs requis pour une saisie d'adresse changent. Jusqu'à 4 champs de texte sont disponibles pour la saisie du nom de l'entreprise.
- Afin de répondre à une demande des autorités fiscales italiennes (PEC - Posta Elettronica Certificata), l'adresse de la société a été étendue. L'adresse de messagerie PEC et le code de destinataire à 8 chiffres peuvent être désormais enregistrés. De plus, il est maintenant possible de saisir le numéro de TVA en plus du numéro fiscal.
Champs de saisie spécifiques pour les données d´adresse
Nº client 2 - Numéro débiteur
- Les champs Numéro client (2) et Numéro débiteur peuvent être utilisés pour vos besoins internes. Vous pourrez accéder à ces champs pour tout autre utilisation par les fonctions d´export Exporter données clients ou Export gestion marchandise La gestion marchandise (en allemand WaWi= Warenwirtschaft) est un produit software nécessaire pour la gestion de mouvements des marchandises, autant au niveau temporel, quantitatif, qualitatif, dans une entreprise ou entre l´entreprise et son environnement. Avec la gestion marchandise vous pouvez coordonner le flux de marchandise entre vos fournisseurs, clients, consommateur (par ex. production) et le dépôt.. Les champs Numéro client (2) et Numéro débiteur peuvent également être renommés dans les options système, pour mieux les adapter à vos propres besoins.
- Comme il s´agit de champs alphanumériques Un signe alphanumérique est au sens stricte soit une lettre soit un chiffre. Au sens large c´est un chiffre, une lettre ou un signe spécial comme point, virgule, etc. Cette appellation se retrouve en télécommunication et en informatique., vous pouvez utiliser ces champs pour vos besoins personnels. Ceci pourrait par exemple être un numéro d´identité supplémentaire ou un numéro de compte. Il serait également possible d´utiliser un champ-index, dans lequel vous pouvez mentionner une évaluation qualitative du client (par ex. AAA pour les adresses VIP) afin de filtrer les adresses pour un mailing ou pour une meilleure évaluation de la gestion marchandise.
Index
- Le champ Index est mis à votre disposition spécialement pour l´utilisation des lettres en série de votre programme de traitement de texte (comme par ex. Microsoft® Word ou OpenOffice). Ce champ est aussi alphanumérique et convient pour renseigner des données supplémentaires et de mieux filtrer les adresses des clients. Afin de mieux classer les différentes adresses des clients, il est possible de déposer une hiérarchie La hiérarchie désigne un systèmes d´éléments qui sont soumis ou superposés l´un à l´autre. La répartition (classification) ou classement d´objets dans une hiérarchie implique souvent une valorisation qui contient déjà un ordre de rang d´après lequel les objets sont classés. (comme par ex. A, B ou C). Lors de la création d´une lettre en série, vous avez la possibilité de chercher uniquement les adresses client qui ont la hiérarchie A dans le champ Index.
Nº de personnel
- Le champ Nº de personnel a plutôt une signification interne et peut être utilisé pour les ventes au personnel. Ce champ peut être aussi exporté dans la gestion marchandise pour une évaluation supplémentaire.
Envoi de publicité autorisé
- L´option envoi de publicité autorisé n´est mise à votre disposition, que lorsque dans système options sur la page données client l´option utiliser réglage pour le blocage de publicité est activée dans la page Confidentialité. Avec cette case à cocher, vous pouvez spécifier pour un client de CARAT si ces données d'adresse peuvent être utilisées à des fins publicitaires. Voir également: Protection des données
TVA divergente
- Si l´option Taux de TVA divergent est activée, vous pouvez attribuer à ce client un taux de TVA différent de celui par défaut. Ceci est surtout utilisé pour les commandes entre diverses sociétés (devis sans TVA) ou pour les ventes à l´étranger. La condition préalable est que ces taux de TVA aient été enregistrés dans CARAT. Voir également: TVA
OTAN
- Pour les clients-OTAN OTAN (Organisation du Traité de l'Atlantique-Nord - ou en anglais: NATO North Atlantic Treaty Organisation) est une organisation internationale qui réalise le contrat de l´Atlantique du nord, une alliance militaire d´états européens et d´Amérique du Nord. Le siège du conseil nordatlantique, organe principal de l´OTAN, se trouve à Bruxelles depuis 1967. (membres des forces armées américaines) il existe la possibilité d´indiquer leur numéro-APO Army Post Office, le système de courrier militaire des forces armées de l´Amérique. dans les données de base client. Comme un client-OTAN ne doit généralement pas payer de TVA, ceci sera pris en compte par CARAT lorsque vous cochez l´option-OTAN. Condition préalable: Un deuxième taux de TVA de 0% doit être enregistré dans les options-système. Voir également: TVA
- Dès que l´option-OTAN est activée, un taux de TVA de 0% est automatiquement sélectionné. Si l´option-OTAN est activée ultérieurement, un contrôle s´effectue lors de l´ouverture de la planification pour vérifier si tous les articles ont été planifiés avec le taux de TVA correct. Lorsque le programme trouve une divergence, un message est affiché.
Inversion de la dette fiscale
- Pour les maîtres d´ouvrage et les prestations d´ouvrage, il existe une exception dans le droit fiscal allemand, qui en premier lieu oblige le destinataire de la facture à payer la taxe. Le terme spécial pour ceci est: inversion de la dette fiscale. Si vous avez un client pour lequel les prémisses fiscales correspondent à une inversion de la dette fiscale, vous pouvez cocher la case correspondante dans le dialogue d´adresse.
En tant qu´utilisateur-CARAT, vous devez vérifier, avant de cocher l´option Inversion de la dette fiscale dans l´adresse client, si les conditions fiscales sont remplies. Si vous n´en êtes pas certain, veuillez pour ceci consulter votre conseiller fiscal.
- Une autre condition préalable pour pouvoir utiliser l´inversion de la dette fiscale est un taux de TVA supplémentaire à 0%. Ceci est nécessaire, car toutes les commissions / planifications qui sont attribuées à ce client, seront calculées sans TVA à partir du moment où la case de cette option a été activée.
- Pour afficher l´inversion de la dette fiscale dans les documents du client correspondants, un texte par défaut à été enregistré dans CARAT. Vous pouvez compléter ce texte si besoin. Voir également: TVA
Selon le paragraphe §13b alinéa 2 de la loi allemande sur la TVA: L´indication sur l´imposition du bénéficiaire d´une prestation est obligatoire depuis juillet 2013! Si les livraisons ou services pour lesquels le bénéficiaire doit payer la TVA, par exemple, travaux d'un entrepreneur à un autre entrepreneur, ou livraisons et autres services sont payés à une entreprise étrangère, l´indication "Imposition du bénéficiaire de la prestation" doit nécessairement être indiquer sur la facture. Les rajouts tels que "Le bénéficiaire est assujetti à la TVA" ou " Le bénéficiaire est le débiteur de l´impôt" ne sont plus valables! Les rajouts "selon § 13b UStG" (loi allemande sur la TVA) et ou "reverse charge" peuvent être employés conjointement avec l´indication "Imposition du bénéficiaire de la prestation". La raison de ce nouveau règlement est la modification du § 14a alinéa 5 UStG (loi allemande sur la TVA) à partir du 30/06/2013.
Facture électronique
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Si vous souhaitez créer une facture électronique pour un client, vous pouvez activer cette fonction ici.
Voir également: Facture électronique
Avant d'activer la facture électronique, il est nécessaire de remplir une seule fois les champs IBAN, Titulaire du compte et Numéro de TVA intracommunautaire dans les options du système sous Données utilisateur et de sélectionner un code pays dans le champ Valeur standard pour le pays du client, si celui-ci est encore vide.
Lieu de livraison
- Si votre entreprise dispose de plusieurs adresses de livraison, vous avez la possibilité d´entrer toutes ces adresses dans la gestion des adresses de CARAT. Ensuite vous pouvez mentionner le lieu de livraison voulu dans votre adresses-client. Ainsi vous pouvez choisir un lieu de livraison différent du lieu de livraison standard pour chaque client.
Info complémentaire
- Par la case à cocher infos complémentaires, vous avez la possibilité de déposer une remise client. De plus, vous pouvez attribuer au client un chiffre d´affaire réalisé ou indiquer la solvabilité Solvabilité est un synonyme pour la dignité de crédit. La solvabilité est la qualité d´une personne naturelle ou juridique, la base pour la décision de tiers d´accorder un crédit à cette personne. Plus la solvabilité est jugée bonne par un tiers, plus facile il sera pour la personne de se procurer un crédit. que vous avez attribuée. Vous pourrez également accéder à ces champs pour une utilisation ultérieure par les fonctions d´export Exporter données clients ou Export gestion marchandise.
L´affichage des infos supplémentaires est lié à un droit d´utilisateur, de manière à ce que vous puissiez définir, quel utilisateur à le droit de consulter cette information. Le droit nécessaire s´appelle: Client afficher infos supplémentaires.
Numéro d´identification TVA pour les clients commerciaux
- Lorsque vous émettez une facture, dans laquelle le client commercial est le bénéficiaire, son numéro de TVA-ID doit, dans certains cas, apparaître sur la facture. Dès que vous avez modifié le modèle d´Adresse privée à Adresse de société dans le champ d´options, vous pouvez saisir, si nécessaire, le numéro de TVA-ID dans le champ correspondant en dessous de l´adresse.
Veuillez vous renseigner auprès de votre conseiller fiscal, pour savoir dans quels cas il est nécessaire d´indiquer le numéro de TVA-ID de votre client commercial.
- Si un numéro de TVA-ID est indiqué dans l´adresse, il sera imprimé en dessous de la somme totale dans tous les documents-client. Veuillez remarquer que vous pouvez, si nécessaire, modifier la présentation du numéro de TVA-ID via l´onglet Caractères du layout-impression du document correspondant.
N° d´identification fiscale
- Dans certains pays européens, des contraintes légales imposent au distributeur de fournir en plus de l'adresse de l'acheteur également son numéro d'identification fiscale personnel. Pour répondre à cette exigence, nous avons intégré dans la ligne d'adresse des renseignements personnels un champ pour le numéro d´identification fiscale.
- Si un ou plusieurs numéros d´identification fiscale ont été renseignés dans le champ d´adresse, ils seront automatiquement inscrits dans tous les documents commerciaux que vous créez pour les clients. S´il y a deux numéros, ils seront énumérés dans le même ordre que les noms mentionnés dans l´adresse.
