De klantenadressen

In de Klant dialoog Speciale vensters in software-toepassingen worden dialoog, dialoog venster of dialoog veld genoemd. Dialoog vensters worden in verschillende situaties van de toepassing getoond om bepaalde invoer of bevestigingen van de gebruiker te verkrijgen. kunt u alle belangrijke specificaties betreffende het adres van uw klant invoeren. Bovendien kunt u naast de adresgegevens ook speciale instellingen ter sturing van interne processen opslaan. Daartoe behoort bijvoorbeeld dat u in deze dialoog kunt vastleggen welke adres voor welk formulier gebruikt moet worden. U kunt notities voor de klantengegevens-pagina invoeren en ook reeds de bij aan dit adres toegekende planningen inzien in een overzicht.

De hier vastgelegde klantgegevens kunt u, met uitzondering van de notities, ook als tabel exporteren en verder gebruiken in externe programma’s.
Zie ook: Export van klantengegevens

Het invoermenu is onderverdeeld in meerdere gedeelten. In de overzichtslijst aan de linkerzijde kunt u schakelen tussen de weergave van de klantgegevens, de notities en het klantspecifieke planningsoverzicht. In het bovenste gedeelte van de klantgegevens vindt u enkele speciale invoervelden waarmee u aanvullende gegevens van uw klanten kunt vastleggen, instellingen voor de berekening van de btw kunt defini

Aanleggen van een adres

Privacybescherming: Let erop aub dat u uw klant vóór het invoeren van persoonlijke gegevens informeert over het gebruiksdoel. CARAT biedt u daarvoor een comfortabele functie die u via de systeemopties kunt instellen. Zie ook: Privacybescherming
  • In CARAT kunt u tot en met vijf adressen voor een klant invoeren. Klik op het plussymbool rechts naast de laatste adres tab om nog een volgend adres te kunnen invoeren.

  • Activeer de betreffende optie om een firma adres te kunnen invoeren. Daarna veranderen zich de velden die noodzakelijk zijn voor het invoeren van het adres. Voor het invoeren van de firmanaam heeft u maximaal 4 tekstvelden ter beschikking.

  • Om te voldoen aan een vereiste van de Italiaanse fiscus (PEC - Posta Elettronica Certificata) is het firma adres uitgebreid. Nu kan het PEC-emailadres alsook de 8-posities ontvanger code worden ingevoerd. Bovendien is het nu ook mogelijk om naast het fiscale nummer ook de BTW-ID te specificeren.
  • De velden Klantnummer (2) en Debiteurennummer kunt u voor interne doelen inzetten. Voor verder gebruik kunt u later, met de exportfunctie, klantgegevens exporteren of met export handelsadministratie op deze velden teruggrijpen. De velden Klantnummer (2) en Debiteurennummer kunt u via de systeemopties hernoemen, om deze velden beter aan uw behoefden te kunnen aanpassen.
  • Omdat het alfanumerieke Een alfanumeriek teken is in de strikte zin van het woord of een letter of een cijfer. Het begrip wordt in de telecommunicatie en in de computer techniek gebruikt. velden zijn, kunt u deze velden naar behoefte gebruiken. Dit zou bijvoorbeeld een extra identitietsnummer of een rekeningnummer kunnen zijn. Het is ook denkbaar het als extra indexveld te gebruiken, waarmee u uw adressen kwalitatief indelen kan (b.v. AAA voor VIP-adressen) om daardoor uw adressen voor een mailing nog beter te kunnen filteren of in uw handelsadministratie beter evalueren te kunnen.
  • Het veld Index staat speciaal ter beschikking voor het gebruik met seriebrieven met uw tekstverwerker (zoals bijvoorbeeld Microsoft® Word of OpenOffice). Ook dit veld is alfanumeriek en is daarom geschikt om extra informatie te noteren, zodat een klantenadres nog beter gefilterd kan worden. Om de bijvoorbeeld diverse adressen van klanten beter te kunnen inschalen, kunt u een criterium (zoals bijvoorbeeld A, B, of C) klantenadressen toevoegen. Bij het aanmaken van een seriebrief heeft u dan de mogelijkheid, alleen die klantenadressen te gebruiken, die in het veld index een bepaald criterium heeft.
  • Het veld Personeelsnummer heeft meer een interne bedoeling en kan bijvoorbeeld voor inkopen door het personeel gebruikt worden. Ook dit veld kan voor verdere evaluaties via het exportbestand in uw handelsadministratie worden overdragen.
  • De optie Toezenden van reclame toegestaan is alleen ter beschikking indien in de systeemopties de bijbehorende optie Reclame toezendinginstelling in principe gebruiken, op het gedeelte Privacybescherming, is geactiveerd. Via dit aankruisvakje kunt u voor een klant in CARAT aangeven of de adresgegevens gebruikt mogen worden voor promotionele doeleinden. Zie ook: Privacybescherming
  • Als alleen de optie Afwijkende BTW geactiveerd is, kan aan de klant een andere dan het standaard BTW tarief worden toegewezen. Dit wordt meestal voor offertes tussen firma´s (Offertes zonder BTW) of voor transacties met het buitenland gebruikt. Dit gaat alleen als dienovereenkomstige BTW-tarieven ingevoerd werden. Zie ook: BTW
  • Voor bouwbedrijven en constructiewerken is er in het Duitse belastingrecht een uitzondering, die de factuurontvanger verplicht de BTW af te dragen. De belasting vakterm daarvoor is: Omgekeerde BTW-verplichting. Als u een klant heeft die aan de voorwaarden voldoet voor het omkeren van de BTW-verplichting, kunt u het dienovereenkomstige aankruisvakje in de adresdialoog activeren.
U dient als CARAT-gebruiker echter vóór het activeren van de optie Omgekeerde BTW-verplichting in het klantenadres, te controleren of aan de wettelijke voorwaarden daarvoor wordt voldaan. Indien u hierover twijfelt, raadpleeg dan absoluut uw belastingadviseur.
  • Een verdere voorwaarde om het omkeren van de BTW-verplichting te kunnen gebruiken, is een extra BTW-Tarief van 0%. Dit is nodig, omdat door het activeren van deze optie alle commissies / planningen, die aan deze klant toegewezen worden, vanaf dat moment zonder BTW berekend worden.
  • Om in de dienovereenkomstig klantendocumenten op het omkeren van de BTW-verplichting te verwijzen, werd een wettelijk voorgeschreven formulering in CARAT ingevoerd. Indien gewenst, kan deze standaard tekst door u worden aangevuld. Zie ook: BTW
Let op: De aanwijzing betreffende de "Belastingverplichting van de begunstigde" is in Duitsland, volgens §13 b alinea 2 des UStG, vanaf Juli 2013 verplicht! Wordt voor leveringen of uitvoeringen afgerekend, waarbij de begunstigde de BTW schuldig is, bijvoorbeeld bouwuitvoeringen van een ondernemer aan een andere ondernemer, of in beginsel de werkleveringen en andere uitvoeringen aan een in het buitenland gevestigde ondernemer moet dwingend de precieze formulering "Belastingverplichting van de begunstigde" op de rekening worden vermeld. Aanvullingen zoals bijvoorbeeld "De belastingverplichting wordt overgedragen aan de begunstigde" of "Begunstigde is belastingplichtig", zijn niet meer toegestaan! De aanvullingen "volgens §13b UStG" en/of "reverse charge" kunnen samen met de aanwijzing Belastingverplichting van de begunstigde verder worden gebruikt. Achtergrond voor deze nieuwe regeling is de verandering in de Duitse wet van §14a alinea 5 des UStG vanaf 30.06.2013.

  • Als u een E-factuur voor een klant wilt maken, kunt u deze functie hier activeren.

Zie ook: E-factuur

Voordat de E-factuur geactiveerd wordt, is het Eenmalig noodzakelijk om de velden IBAN, Rekeninghouder en BTW-identificatienummer bij de Gebruikersgegevens van de Systeemopties in te vullen en in het veld Standaardwaarde voor klantland een Landcode te selecteren, als dit nog leeg is.


  • Indien uw onderneming meerdere afleveradressen heeft, heeft u de mogelijkheid, via het adressenbeheer in CARAT, uw verschillende afleveradressen in te voeren. Daardoor staan deze adressen ook ter beschikking als informatie van de afleveradres bij de klanten adressen. Zo kunt u, afwijkend van het standaard afleveradres, voor enkele klanten een andere afleveradres invullen.
De weergave van de Extra info is aan een gebruikersrecht gekoppeld, zo dat u kunt bepalen, welke gebruiker deze informatie kan zien. De noodzakelijke bevoegdheid heet Klant, extra-info tonen.
  • Als u een factuur uitschrijft, waarin een zakelijke klant de prestatie-ontvanger is, dient in sommige gevallen ook zijn BTW-Identificatienummer mee op de factuur te verschijnen. Zodra u het soort adres van privé adres naar firma adres wisselt via het keuzerondje, kunt u, indien nodig, het BTW-identificatienummer. in het betreffende veld onder het adres invoeren.
In welke gevallen het nodig is het BTW-Identificatienummer van uw zakelijke klant aan te geven, dient u uw belasting adviseur te vragen.
  • Is een BTW-Identificatienummer in het adres ingevoerd, wordt deze onder de totaalsom in alle klant gerelateerde documenten automatisch geprint. Let erop aub, dat u via het tabblad Lettertype van de betreffende print-layout de weergave van het BTW-Identificatienummer in het document, indien nodig, kunt wijzigen.
  • Door wettelijke bepalingen is de handelaar, in enkele europese landen, verplicht om naast het adres van de koper ook zijn persoonlijk belastingnummer aan te geven. Om aan deze bepalingen te voldoen staat u in het adressen bestand, bij de invoer van de persoonsgegevens, ook een veld voor het belastingnummer ter beschikking.
  • Indien één, of bij twee personen ook beide belastingnummers zijn ingevoerd in het adressenbestand, worden dezen in alle commerciële documenten, die u voor uw klant maakt, automatisch mee geprint. Indien twee belastingnummers zijn ingevoerd worden dezen getoond in dezelfde volgorde als de namen in de adresgegevens.